W tym artykule dzielę się podejściem do budowania zespołów w środowisku hybrydowym – z myślą o trwałych, autentycznych relacjach oraz długofalowej świadomej współpracy i realnych efektach dla organizacji.
Wpływ pracy zdalnej i hybrydowej na sposób współpracy
Praca hybrydowa to coś więcej, niż tylko zmiana w odniesieniu do miejsca wykonywania obowiązków przez pracowników. To model współpracy który wymaga redefinicji i zmian w podejściu do procesów oraz relacji. Decyzje zapadają inaczej, komunikacja odbywa się poprzez inne kanały, relacje nie tworzą się „przy okazji”, a spontaniczne rozmowy przy kawie zostały zastąpione zaplanowanymi wideorozmowami. W tej rzeczywistości w organizacjach, które nie nadążają za tą zmianą i nie przemyślą na nowo swoich procesów wewnętrznych, pojawia się ryzyko utraty spójności. Co może doprowadzić do tego, że pracownicy zaczynają się mentalnie oddalać od firmy i od siebie nawzajem, nie czują się częścią wspólnoty, a pracę zaczynają traktować bardziej zadaniowo niż zespołowo. To z kolei może prowadzić do zwiększonej rotacji, spadku zaangażowania i narastającego zjawiska tzw. cichego wycofania (quiet quitting).
Kultura organizacyjna – kluczowy element integracji
Kultura organizacyjna to niepisany zbiór zasad i wartości, którymi kierują się pracownicy w codziennej pracy i komunikacji – zarówno wewnątrz zespołów, jak i między nimi. W środowisku hybrydowym jej rola jeszcze bardziej zyskuje na znaczeniu – staje się spoiwem, które łączy ludzi niezależnie od lokalizacji i kształtuje codzienne życie firmy. To właśnie kultura wyznacza sposób, w jaki ludzie podejmują decyzje, komunikują się, świętują sukcesy czy radzą sobie z porażkami. Nie da się jej zamknąć w regulaminie, ale jej obecność – lub brak – widać w każdej rozmowie, projekcie i spotkaniu. Brak spójnej kultury może prowadzić do powstawania tzw. mikrokultur – zamkniętych podzespołów działających według własnych reguł, które trudno później zintegrować.
Dlatego warto zadbać o:
- transparentność zasad – jasno określone godziny dostępności, kanały komunikacji, narzędzia pracy – redukując niepewność oraz zmniejszają ryzyko nieporozumień;
- współtworzenie reguł – zaangażowanie zespołu w ustalanie norm buduje poczucie odpowiedzialności, wpływu i zaangażowania;
- spójne doświadczenie pracownika (employee experience) – niezależnie od trybu pracy, każdy powinien mieć podobny dostęp do informacji, zasobów i możliwości.
Relacje w trybie online – jak budować więzi zdalnie?
Praca z biura i współpraca bezpośrednia dawała liderom i pracownikom coś, czego nie da się odtworzyć w pełni online – wiele naturalnych okazji do nawiązywania relacji poprzez wspólne przerwy, przypadkowe spotkania, czy szybkie rozmowy przy kawie. W trybie hybrydowym te interakcje trzeba projektować i pielęgnować świadomie. Nie wystarczą jednorazowe spotkania integracyjne online – potrzebne są systematyczne działania budujące więzi i zaufanie oraz współpracę w zespole.
Co się sprawdza?
- Cykliczne, nieformalne spotkania zespołu – które nie są tylko operacyjne, ale mają luźniejszy charakter, działają jak społeczny klej np. wirtualne śniadania czy kawy bez agendy.
- Nieformalne kanały komunikacji – jako przestrzeń na luźne rozmowy, która jest równie ważna co ta na projekty np. na Slacku czy Teamsach.
- Wspólne aktywności i wyzwania – proste i wspólne działania mimo różnych lokalizacji, które z czasem przekładają się na większą otwartość, chęć dzielenia się pomysłami i wspierania się nawzajem np. quizy, bingo, wspólne playlisty, sportowe wyzwania w aplikacjach.
- „Kalendarz mikrointegracji” – z drobnymi pomysłami na każdy tydzień.
Integracja nie musi być nachalna, ale powinna być obecna, jej brak to nie neutralność – to cicha zgoda na dystans i rozluźnienie relacji.
Rola onboardingu i buddy’iego w środowisku hybrydowym
Onboarding w hybrydzie to jedno z kluczowych wyzwań liderów. Nowy pracownik dołączając do zespołu, nie zna współpracowników, jego pierwsza styczność zamyka się na zdjęciu profilowym, nie ma okazji poczuć atmosfery ani kontekstu współpracy i relacji jeśli nie stworzymy mu do tego odpowiednich warunków. W takiej sytuacji łatwo o poczucie wyobcowania, a w konsekwencji – rezygnację. Osoba zaczynająca zdalnie potrzebuje jeszcze więcej uwagi.
Dlatego przygotowując onboarding warto zadbać o:
- strukturę i etapy procesy wdrożenia – onboarding powinien być rozłożony w czasie, z konkretnym planem spotkań i działań;
- rolę buddy’iego – nieformalnego opiekuna, który jest dostępny i wspiera nową osobę w pierwszych tygodniach, daje poczucie bezpieczeństwa, podpowiada, tłumaczy niuanse organizacyjne i pomaga przełamać dystans;
- budowanie więzi od pierwszego dnia – przez prezentację zespołu, wspólne spotkania i rozmowy wykraczające poza zadania, co przekłada się na poczucie przynależności i budowania współpracy.
Inwestycja w dobry onboarding to szansa na szybsze wdrożenie, ale też większą lojalność i chęć pozostania w firmie na dłużej.
Liderzy w pracy hybrydowej – nowe wyzwania i potrzebne kompetencje
Zmiana modelu pracy wymaga również zmian w postrzeganiu i podejściu do roli lidera zespołu. Praca hybrydowa pokazuje, jak ważne są kompetencje, które wcześniej były traktowane jako „miękkie”. Liderzy w hybrydzie muszą być bardziej obecni i uważni – w sensie mentalnym i komunikacyjnym. Uważność, empatia, umiejętność motywowania bez kontroli, komunikacja oparta na zaufaniu – to dziś twarde waluty w budowaniu skutecznych zespołów. Liderzy potrzebują wsparcia i rozwoju, by odnaleźć się w tej nowej roli i świadomie nią zarządzać. Nie chodzi tylko o narzędzia do zarządzania projektami, ale przede wszystkim o umiejętność rozpoznawania sygnałów wypalenia, izolacji, spadku zaangażowania. Lider, który potrafi „być obecny”, nawet gdy nie widzi zespołu codziennie, to dziś bezcenny zasób.
Docenianie, celebracja, uznanie – czyli jak motywować i budować zaangażowanie zespołu
W modelu hybrydowym znacznie łatwiej jest przeoczyć małe sukcesy. Trudniej dostrzec czyjś wysiłek, jeszcze trudniej – go docenić. Brakuje spontanicznej pochwały w korytarzu czy oklasków po zakończonym projekcie. A przecież to właśnie docenienie wpływa najmocniej na zaangażowanie i poczucie sensu pracy.
Jak to robić skutecznie?
- Publiczne uznanie – na spotkaniach, w kanałach firmowych, w wewnętrznych newsletterach;
- kultura feedbacku – regularne i konkretne informacje zwrotne;
- retrospekcje relacyjne – nie tylko projektowe, ale też oparte na refleksji nad współpracą;
- małe rytuały celebracyjne – wirtualne „klaski”, tablice sukcesów, kąciki uznania.
To wszystko buduje kulturę wzmacniania, nie tylko rozliczania.
Budowanie zespołu i relacji w hybrydzie jako proces
Zbudowanie zgranego, odpornego i zaangażowanego zespołu w hybrydzie to proces – wymagający czasu, systemowego podejścia i świadomego przywództwa. Relacje nie tworzą się same podczas 30-minutowego spotkania na Zoomie. Zaufanie nie rodzi się znikąd. Potrzeba intencjonalnych działań, rytuałów, wsparcia i zaangażowania wszystkich stron. Firmy, które to rozumieją i wdrażają odpowiednie mechanizmy, zyskują przewagę. Bo w czasach niepewności i elastyczności największym zasobem organizacji nadal są ludzie – niezależnie od tego, skąd aktualnie pracują. Każdy zespół potrzebuje czasu na zbudowanie relacji, również te hybrydowe mogą być zgrane – potrzebują tylko odrobinę więcej uważności i struktury. W PassionHR wspieramy liderów i zarządy w adaptacji do nowych realiów. Projektujemy procesy onboardingowe, pomagamy rozwijać kulturę organizacyjną, tworzyć strategie zaangażowania i szkolimy liderów w zarządzaniu zespołami. Masz podobne wyzwania w swojej firmie? Porozmawiajmy.
