Czym jest mikrozarządzanie i dlaczego nie jest skuteczne?
Mikrozarządzanie jest stylem zarządzania pracą zespołu, który polega na ciągłym i bezpośrednim zarządzaniu zespołem oraz zadaniami, jakie realizują pracownicy. Szef firmy lub zespołu chce się bardzo dobrze orientować w każdym projekcie pracowników i z dużą drobiazgowością śledzi postępy w realizacji zadania. Ma potrzebę wiedzieć wszystko i o wszystkich. Bez ustanku.
Ktoś mógłby powiedzieć: „No dobrze, a co w tym złego? Przecież to jest dobrze, jak szef chce wiedzieć, jak idzie praca.” Jasna sprawa, że szef powinien się orientować w swoim biznesie. W mikrozarządzaniu chodzi nie o to, że lider zespołu wie, co się w tym zespole dzieje i na bieżąco monitoruje sytuację. Kłopoty pojawiają się wtedy, kiedy tej kontroli, nadzoru i notorycznego pytania „Co robisz? Jak ci idzie? Za ile skończysz?” jest za dużo, a pracownik zamiast czuć wsparcie, czuje nieustającą presję. Sytuacja taka jest niekorzystna dla każdej ze stron i nie tylko jest stratą czasu. Tych konsekwencji jest znacznie więcej i każda z nich przyczynia się do spadku efektywności i motywacji, a nawet do wypalenia zawodowego.
W skrajnych sytuacjach ta potrzeba kontroli oznacza także telefony i maile po godzinach pracy, co źle wpływa na work-life balance pracowników i samego szefa.
Dlaczego liderzy stosują mikrozarządzanie? – 13 pytań diagnostycznych
Mikrozarządzanie nie bierze się znikąd. Co więcej, przeważnie tych przyczyn jest kilka jednocześnie. Warto przemyśleć sobie, czy za nadmierną kontrolą postępów w pracy lub pracowników nie kryje się któryś z poniżej opisanych powodów. Im szybciej zdasz sobie sprawę z tego, co Tobą kieruje w nieustannej potrzebie trzymania ręki na pulsie, tym szybciej zaczniesz kontrolować sam siebie i swoje zachowanie względem zespołu.
Żeby ci ułatwić zadanie, przygotowałam dla ciebie listę pytań, na które odpowiesz sobie w myślach:
- Czy zauważasz u siebie ciągłą potrzebę kontroli nad sytuacją?
- Czy brak kontroli w określonych sytuacjach wzbudza w tobie lęk?
- Czy obawiasz się utraty pozycji w firmie lub zespole?
- Czy masz potrzebę ciągłego zaznaczania swojej obecności?
- Czy chcesz, aby twoi pracownicy widzieli, że jesteś ciągle czymś zajęty?
- Czy w twojej firmie wybacza się pracownikom błędy wynikające ze złej decyzji lub braku wiedzy?
- Czy masz zaufanie do swoich pracowników i wiesz, że są fachowcami w swojej dziedzinie?
- Czy wiesz, na czym dokładnie polega delegowanie zadań?
- Jak często zdarza ci się wykonywać zadanie, chociaż spokojnie możesz je komuś delegować, ale nie robisz tego, bo sam najlepiej je wykonasz?
- Czy potrafisz dobrze wytłumaczyć pracownikowi, jak ma wykonać zadanie i wiesz, jak sprawdzić, że cię rozumie?
- Rozumiesz, że delegując zadanie przekazujesz pracownikowi także odpowiedzialność za jego wykonanie?
- Jesteś w stanie zaakceptować, że w jakieś konkretnej dziedzinie poszczególni pracownicy mają większą wiedzę od ciebie i nie zawsze jest to powód do niezadowolenia (a czasem wręcz przeciwnie)?
- Czy boisz się, że jak przestaniesz wszystkich kontrolować, to twoja firma popadnie w tarapaty?
Jeśli na większość tych pytań odpowiedź brzmi „TAK”, prawdopodobnie jest to wskazówka dla ciebie, że mikrozarządzanie może się stać twoją zmorą i stać na przeszkodzie w rozwoju: ciebie, ludzi, firmy.
Wpływ mikrozarządzania na pracowników
Nadmiernie kontrolujący szef robi swoim zachowaniem więcej szkody niż pożytku. Zdanie „Ja tak tylko z ciekawości pytam” nic nie wnosi, a powoduje stres i blokuje swobodę działania. A to właśnie swoboda działania jest kluczowa jeśli chcesz, żeby pracownicy rozwinęli swoje talenty.
- Jeśli szef narzuca swoje wizje i najlepiej wie, jak należy wykonać zadania, kreatywność pracownika zostaje automatycznie ograniczona.
- Co gorsze, taka postawa znacząco ogranicza swobodę w podejmowaniu decyzji, co w konsekwencji przekłada się na brak decyzyjności w najprostszych nawet sprawach
- Pokazuje także brak zaufania do kompetencji pracownika, co także jest demotywujące.
W wielu firmach nadmierna kontrola pracy pracowników sprowadza się do zbyt rozbudowanego systemu raportowania. Codzienne pisanie raportów w mocno rozwiniętej formie bardzo często jest zbędną czynnością. Zajmuje dużo czasu, a wcale nie przekłada się na większą wydajność. Nie stanowi wartości dla organizacji. Znacznie lepiej jest postawić na przykład na feedback rozwojowy.
Mikrozarządzanie jako styl zarządzania zespołem:
- ma negatywny wpływ na zaangażowanie ludzi,
- obniża motywację,
- nie sprzyja budowaniu poczucia sprawczości u ludzi,
- blokuje przed podejmowaniem inicjatyw,
- ogranicza możliwości rozwoju,
- obniża poczucie wartości u pracowników,
- powoduje stres,
- może prowadzić do wypalenia zawodowego
- nie buduje lojalności pracowników.
Negatywne skutki mikrozarządzania dla całej organizacji
Jak już się pewnie domyślasz, taka postawa lidera nie tylko źle wpływa na poszczególnych pracowników, ale na całe zespoły, współpracę między zespołami, a w konsekwencji na całą organizację. Przeważnie cierpi na tym cała kultura organizacyjna firmy, bo każda firma to system naczyń połączonych.
Obszary, na których szczególnie negatywnie odbija się mikrozarządzanie to:
- inicjatywa pracownicza
W firmach, w których szef zawsze wie wszystko najlepiej i nie jest otwarty na pomysły pracowników, po pewnym czasie tych inicjatyw po prostu nie ma. Jest to zrozumiałe, bo jeśli pracownik stara się proponować nowe rozwiązania i sam wychodzi z pomysłami, a za każdym razem słyszy „nie”, oczywiste jest, że w końcu przestanie proponować. Może też słyszeć „tak”, ale ostatecznie przez takie ciągłe wtrącanie się i poprawianie, jego pierwotny pomysł daleki będzie od tego, co w efekcie z tego pomysłu powstało.
- innowacyjność
Ten obszar też jest mocno zagrożony, jeśli mikrozarządzanie jest standardem w firmie. Ma to związek z brakiem oddolnych inicjatyw. Bo jeśli ludzie się boją zgłaszać pomysły i nie są zachęcani do proponowania nowych rozwiązań, to innowacyjnych pomysłów, które mogłyby zmienić firmę lub produkty, także nie będzie.
- decyzyjność
Dużym ryzykiem w organizacjach, gdzie mikrozarządzanie stanowi podstawę kierowania zespołami, jest znacznie wydłużony proces decyzyjny. Efekt? Tematy stoją w miejscu i czekają, aż szef podejmie decyzję. Jeśli to decyzje kluczowe, sprawa jest zrozumiała. Jednak w codziennym życiu firmy codziennie podejmuje się setki mniejszych decyzji, więc dobrze, jeśli mogą je podejmować także pracownicy czy kierownicy działów. To znacznie przyspiesza pracę.
- rozwój organizacji
Mikrozarządzanie spowalnia rozwój organizacji, ponieważ marnuje się czas i zasoby na każdym poziomie organizacyjnym. Brak decyzyjności i brak innowacyjności właśnie do tego doprowadzają – sprawy wolno toczą się jednym torem, a mogłyby pędzić kilkoma na raz. Mikrozarządzanie rykoszetem odbija się także na twoich klientach.
- rotacja pracowników
Ludzie nie chcą pracować z liderami, o których jest mowa. Brak możliwości rozwoju, brak swobody, motywacji, zaangażowania i wypalenie zawodowe prowadzą do tego, że mniejsza jest ochota na pozostanie w firmie. Retencję pracowników w organizacji znacznie zwiększa rezygnacja z mikrozarządzania na rzecz na przykład metod oceny pracowniczej.
Jak wyjść z tego impasu i skończyć z mikrozarządzaniem?
Z moich obserwacji wynika, że mikrozarządzanie jest jednym z tych problemów związanym z zarządzaniem ludźmi, który można rozwiązać bez ogromnego wysiłku. Sęk w tym, aby najpierw zdać sobie z niego sprawę, a potem systematycznie wprowadzać korekty w zachowaniu i procedurach w firmie. Doświadczenie podpowiada mi, że wszystko zależy od chęci zmiany oraz dobrego planu naprawy. Jeśli chcesz, abym pochyliła się nad twoim problemem i znalazła rozwiązanie, odezwij się.
