Problemy z efektywnością pracy zespołu i brakiem motywacji bardzo często biorą się z niedostatecznej uwagi liderów skierowanej na postępy w pracy i nauce poszczególnych członków tych zespołów. Nie jest już dla mnie zaskoczeniem sytuacja, kiedy rozpoczynam pracę z nowym zespołem i na pytanie „Czy twój lider rozmawia z tobą o twoich postępach?” w odpowiedzi widzę oczy pełne zdziwienia. Często dowiaduję się, że pracownicy nigdy nie mieli takiej rozmowy, podczas której dostaliby konkretną informację, co robią dobrze, co wymaga poprawy, jaki jest pomysł na rozwój ich talentów w organizacji, a oceny pracowników są pomijane w planie działania liderów.
Dlaczego metody oceny pracowników są kluczowe dla organizacji?
Jeśli jesteś liderem zespołu, nigdy nie możesz zakładać, że twoi ludzie wiedzą, jaka jest twoja opinia na temat ich pracy, postępów, prowadzonych projektów. Nie możesz też mieć pewności, że czują się docenieni. Moja wieloletnia praktyka w zarządzaniu ludźmi pokazuje brak świadomości wielu menedżerów w zakresie ewaluacji pracy innych. Biorąc pod uwagę, że większość czasu pracy liderowi powinno zajmować zarządzanie pracą zespołu, z całą pewnością warto poświęcić jego część na rozmowy z pracownikami.
Współczesny lider a potrzeba regularnej ewaluacji pracy
Od współczesnego lidera wymaga się nie tylko delegowania zadań i rozliczania z nich. Lider to przede wszystkim ktoś, kto rozwija potencjał każdego z członków zespołu, służy wsparciem, pomaga wyłapać błędy i pomagać w ich naprawianiu, doceni postępy. Jest drogowskazem na drodze do celu. Mam wrażenie, że znaczna część menedżerów skupia się wyłącznie na celach biznesowych, a nie na ludziach. Z wielką przyjemnością obserwuję te firmy, które odchodzą od tradycyjnych metod oceniania na rzecz metod ewaluacyjnych.
Najpopularniejsze metody oceny pracowników
Wśród najbardziej popularnych metod stosowanych do monitorowania pracy najczęściej spotykanymi są:
- ocena roczna,
- ocena 360 stopni,
- feedback rozwojowy.
Każda z tych metod ma swoje zalety i ograniczenia. Warto poznać je wszystkie, aby wybrać tę, która najlepiej sprawdzi się w konkretnej organizacji.
Ocena roczna – klasyczna metoda z wieloma ograniczeniami
Jak sama nazwa wskazuje, główny fokus kierowany jest na ocenę – może być ona opisowa, ale często przygotowuje się ją z zastosowaniem jakieś skali, na przykład od 1 do 5 lub od 1 do 10. Zdarzają się bardziej rozbudowane skale, w których za określone w organizacji obszary przyznaje się pracownikowi punkty, a potem je sumuje. Dzięki temu widać, czy na przestrzeni lat pracownik pnie się do góry po tej skali, czy wręcz przeciwnie. Ocenie podlegają najczęściej takie czynniki jak:
- osiągane cele (KPI może być np. liczba klientów, obrót, liczba zamówień, itp.),
- wywiązywanie się z zadań przypisanych do konkretnego stanowiska,
- ocena poszczególnych kompetencji (terminowość, zaangażowanie, umiejętności komunikacyjne, postawa etyczna, itp.).
Takiej oceny często dokonuje się na podstawie stworzonego zunifikowanego kwestionariusza, a pracownikowi przekazuje się wynik w formie ustnej lub pisemnej. Zwolennicy tej metody wskazują na powtarzalność wyników, ujednoliconą miarę oceny, możliwość porównywania wyników między pracownikami i analizy diachronicznej.
Osobiście nie jestem fanką klasycznej oceny rocznej i widzę w niej wiele ograniczeń, które w moim odczuciu powodują pewien rodzaj dehumanizacji całego procesu ewaluacji. Wynika on przede wszystkim ze sprowadzania człowieka do bezdusznych liczb i pomijania często subtelnych sygnałów, których ankieta nie wykaże, a mogą mieć bardzo duże znaczenie dla całości procesu. Największymi wadami według mnie są:
- zbyt mała częstotliwość
Przeważnie oceny dokonuje się raz na rok, czasem raz na pół roku. To zdecydowanie za rzadko! Uniemożliwia to bieżące korygowanie postaw i monitorowanie pracy w trybie ciągłym.
- duży stopień ogólności
Arkusze do oceny rocznej są zbudowane w taki sposób, że każdego pracownika oceniamy według tych samych kryteriów. Tym czasem każde stanowisko ma nieco inną specyfikę, inne kompetencje są kluczowe. Dlatego też mierzenie wszystkich jedną miarą może mocno zaburzać faktyczny obraz sytuacji i wymkną się te czynniki, które są unikatowe i rzadkie, a nie ma ich w arkuszu oceny.
- za duża koncentracja na wynikach
W ocenie rocznej dużą rolę odgrywają wyniki. Tymczasem postęp pracownika nie zawsze musi sprowadzać się do liczb. Może się przecież okazać, że pracownik zrobił ogromny postęp w swoim rozwoju, zaopiekował się jakimiś konkretnymi obszarami w firmie i robi to wzorowo, ale nie ma to bezpośredniego przełożenia na cyfry. Wówczas ocena pracy może mieć na pracownika bardzo demotywujący wpływ.
- subiektywność oceny
Wadą tej metody jest według mnie także fakt, że przeważnie wykonuje ją tylko bezpośredni przełożony. Nie bierze się zatem pod uwagę oceny współpracowników, samego pracownika, podwładnych i tak dalej. Zatem ocena ta jest niepełna.
Ocena 360 stopni – kompleksowe podejście do ewaluacji
Model 360 stopni jest niejako nieco ulepszoną wersją oceny rocznej. Na plus na pewno zaliczyć można, że pod uwagę w ocenie pracownika bierze się znacznie więcej czynników, dlatego też wielu uznaje go za narzędzie bardziej obiektywne i lepiej odzwierciedlające rzeczywistość. Krótko mówiąc – ocena 360 stopni jest pełniejsza. To dlatego, że w ocenie tej pod uwagę brane są między innymi opinie:
- przełożonego (nawet na kilku szczeblach),
- współpracowników z zespołu,
- podwładnych (w przypadku liderów),
- klientów,
- partnerów biznesowych,
- pracowników z innych działów (jeśli współpracują z ocenianym).
Zatem z jednej strony daje nam to możliwość zestawienia różnych opinii i ocen, ale z drugiej strony także nie jest pozbawiona wad. Wśród nich wymienię dwie najważniejsze. Metoda 360 stopni jest:
- czasochłonna, ponieważ wymaga zebrania opinii od wielu osób,
- istnieje ryzyko subiektywnych ocen, szczególnie w sytuacji, kiedy na przykład istnieje konflikt między poszczególnymi pracownikami.
Feedback rozwojowy – najlepsza metoda dla dynamicznych organizacji
Trzecią i moim zdaniem najlepszą metodą ewaluacji pracy jest feedback rozwojowy, którego najważniejsze zasady opierają się o zasady feedbacku w ogóle. Informacja zwrotna to nie jest ocena, czy krytyka.
W feedbacku rozwojowym chodzi przede wszystkim o to, aby:
- podsumować pracę i jej efekty w jakimś określonym okresie,
- rozmawiać o rozwoju pracownika,
- wspólnie omawiać jego postępy oraz problemy,
- doceniać te aspekty, które są mocnymi stronami pracownika,
- zauważać talenty i pracować nad nimi tak, aby stały się mocnymi stronami,
- dać przestrzeń pracownikowi na odniesienie się do spostrzeżeń osoby, która prowadzi feedback,
- wzmacniać te obszary, w których pracownik się wykazuje i ma najwięcej sukcesów,
- szukać obszarów do poprawy,
- wysłuchać opinii pracownika na temat tego, co w trakcie feedbacku zostało powiedziane.
Feedback rozwojowy jako forma oceny powinien być przygotowywany i omawiany nie rzadziej niż raz w roku, choć można go również przeprowadzać co pół roku. Zazwyczaj nie odbywa się on kwartalnie, ponieważ wymaga starannego przygotowania i większego nakładu czasu. Natomiast bieżąca informacja zwrotna, udzielana systematycznie i dostosowana do indywidualnych potrzeb pracownika, wspiera proces rozwoju, ale nie zastępuje feedbacku rozwojowego. Niektórzy pracownicy potrzebują częstszych wskazówek, inni natomiast lepiej funkcjonują przy rzadszych rozmowach. Kluczowe jest zachowanie równowagi między cyklicznym feedbackiem rozwojowym a bieżącą informacją zwrotną, dostosowaną do sytuacji i potrzeb danej osoby. Optymalnym podejściem jest przeprowadzanie feedbacku rozwojowego raz do roku lub co pół roku, przy jednoczesnym uzupełnianiu go na bieżąco w razie potrzeby.
Korzyści wynikające z regularnej informacji zwrotnej
Dzięki systematycznemu feedbackowi bieżącemu pracownik może na co dzień otrzymywać informacje zwrotne na temat swojej pracy oraz na bieżąco, wspólnie z przełożonym, rozwiązywać pojawiające się trudności. Umożliwia to szybsze korygowanie działań, wzmacnianie pożądanych postaw oraz skuteczniejsze dostosowanie się do oczekiwań organizacji. Z kolei feedback rozwojowy stanowi podsumowanie dłuższego okresu pracy i daje możliwość dogłębnej analizy kompetencji oraz wyznaczenia kierunków dalszego rozwoju. Jest to bardziej formalne spotkanie, które wymaga starannego przygotowania zarówno ze strony pracownika, jak i jego lidera, w oparciu o wcześniej określone pytania i zagadnienia. Regularne przeprowadzanie feedbacku rozwojowego pozwala pracownikowi lepiej zrozumieć swoje mocne strony oraz obszary wymagające poprawy, co zwiększa jego motywację i efektywność. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony feedback wspiera kulturę otwartej komunikacji, wzmacnia relacje oraz przyczynia się do długoterminowego sukcesu zarówno pracownika, jak i całej organizacji.
Regularny feedback działa motywująco na pracowników, ponieważ:
- dajemy wyraźny sygnał, że nam na pracowniku zależy,
- umożliwiamy znacznie szybszy postęp w rozwoju,
- dzięki rozmowie możemy dowiedzieć się, co sprawia mu trudność,
- mamy możliwość dowiedzieć się, jak pracownik się czuje w organizacji i jak widzi swój rozwój,
- na podstawie postępów jesteśmy w stanie nakreślić ścieżkę rozwoju, a zatem i awansu.
Jak skutecznie wdrożyć feedback rozwojowy w firmie?
Wielu właścicieli firm widzi bardzo duży sens w tej metodzie pracy, ale zwleka z wprowadzeniem go do organizacji przez obawę, jak zareagują pracownicy. Według mnie nie należy się tego obawiać, ale raczej zastanowić, co zrobić, żeby w odpowiedni sposób wdrożyć taki sposób ewaluacji pracy, żeby został on zrozumiany i doceniony.
Feedback rozwojowy – o tych 6 zasadach zawsze pamiętaj:
Najtrudniejszy jest zawsze pierwszy krok, więc aby ułatwić ci decyzję, podpowiem, jak postawić pierwsze z nich. Bądź konsekwentny i zadbaj, żeby feedbacki rozwojowe były na stałe wprowadzone do kalendarzy liderów.
- Uzasadnij pracownikom cel feedbacku rozwojowego.
- Podkreśl, że narzędzie obejmie wszystkich pracowników.
- Naucz liderów przeprowadzania feedbacków rozwojowych (możesz skorzystać ze wsparcia profesjonalistów).
- Zadbaj o to, żeby rozmowy odbywały się w komfortowej przestrzeni.
- Zatroszcz się o to, aby zawsze prowadzone były w atmosferze zaufania i szczerości.
- Bądź konsekwentny i zadbaj, żeby feedbacki rozwojowe były na stałe wprowadzone do kalendarzy liderów.
Podsumowanie – jak wybrać najlepszą metodę oceny pracowników?
Myślę, że już widzisz jej sens, ale możesz się trochę obawiać o to, żeby sprawnie i skutecznie wprowadzić feedback rozwojowy w swojej organizacji. Nie musisz się obawiać! Ta metoda z powodzeniem działa w wielu firmach, z którymi mam przyjemność współpracować. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej – napisz do mnie!
Dowiesz się ode mnie:
- jak dokładnie powinien wyglądać proces wdrożenia feedbacku rozwojowego,
- jak ułożyć scenariusz rozmowy zwrotnej,
- w jaki sposób przygotować liderów lub dział kadr do udzielania feedbacków rozwojowych,
- jakie korzyści z tego narzędzia może mieć twoja firma,
- dlaczego feedback jest ważną częścią kultury organizacyjnej w twojej firmie.
