Czym jest onboarding?
Zbyt szybka rezygnacja pracownika z zatrudnienia oznacza, że ponownie trzeba przeprowadzić rekrutację, poświęcić na nią czas i środki. Często przyczyną jest niewłaściwy onboarding.
Przez onboarding rozumiemy wdrożenie nowej osoby na jej stanowisko pracy. Jest on kontynuacją procesu rekrutacji. Od tych pierwszych dni pracy nierzadko zależy cała przyszłość pracownika w organizacji, dlatego też warto poświęcić mu trochę uwagi.
W zależności od kultury organizacyjnej firmy, wdrożenie przeprowadzane jest według różnych scenariuszy. W wielu organizacjach oznacza to podpisanie dokumentów, przedstawienie zakresu obowiązków i tyle. Rzadko kiedy nowy pracownik dostaje opiekuna wdrożenia, który przez pierwsze tygodnie czuwa nad tym, aby poznał firmę, kolegów, nauczył się wykonywania swoich obowiązków, poczuł się zaopiekowany. Jeśli mamy do czynienia z bardziej świadomym pracodawcą, onboarding przeprowadzany jest według ustalonego scenariusza i na poszczególnych etapach pracownik może liczyć na określoną formę wsparcia.
Jak wygląda skuteczny onboarding? Najważniejsze elementy
Odpowiednie wdrożenie pracownika daje mu poczucie bezpieczeństwa oraz tego, że pracodawcy na nim zależy. Nie ma nic gorszego dla osoby rozpoczynającej pracę w nowym miejscu, niż pozostawienie jej na łaskę i niełaskę innych pracowników. W trakcie prowadzonych rozmów rekrutacyjnych setki razy słyszałam od kandydatów, że jedynym powodem, dla którego nie chcieli pozostać w nowej pracy był fakt, że nikt się nimi nie zainteresował. Zagubieni, niepewni siebie i tego, co mają robić, zaczynali szukać innej pracy. Z kolei doświadczenia tych, którzy już na samym starcie wiedzieli, że trafili do właściwego miejsca, pozwalają znaleźć wspólne cechy najlepiej przeprowadzonych wdrożeń.
Dobry onboarding:
- jest zaplanowany i przemyślany
Onboarding zaczyna się zaraz po wzajemnej decyzji: kandydata o chęci bycia zatrudnionym i pracodawcy – o zatrudnieniu tego konkretnego człowieka. Zanim nowo zatrudniony fizycznie pojawi się w firmie, powinien dostać plan pierwszego dnia. Z kolei pierwszego dnia – plan całego wdrożenia. Im mniej niewiadomych, tym lepiej. Zalecałabym, żeby wdrożenie trwało minimum kwartał, ale może się zdarzyć, że stanowisko wymaga, aby ten okres był jeszcze dłuższy.
- jest nastawiony na cel
Specyfika każdego stanowiska wymaga, aby przewidzieć, czego konkretnie powinien się dowiedzieć nowy pracownik o firmie i ludziach, kogo poznać i z kim nawiązać relację. Odpowiednie wdrożenie uwzględnia tę specyfikę dla dobra obu stron. Głównym celem jest, aby pracownik poczuł się dobrze w nowym miejscu pracy i dokładnie zrozumiał, za co jest odpowiedzialny, czego się od niego oczekuje, od kogo może dostać pomoc i w jakim zakresie.
- uwzględnia opiekuna wdrożenia
Jedną z najgorszych sytuacji, jaka może się przydarzyć nowej osobie, to brak wiedzy, do kogo konkretnie należy się zwrócić ze swoimi wątpliwościami. W firmach, które rozumieją, że nowy człowiek w firmie to także zmiana dla obecnych pracowników, każdemu wdrażanemu pracownikowi przydziela się opiekuna. Tak zwany buddy jest osobą, która jest wyznaczana do tego, aby pomóc w tych najtrudniejszych chwilach w zaklimatyzowaniu się i odnalezieniu na nowym stanowisku. Rolę taką może też przejąć mentor.
Dlaczego onboarding jest tak ważny?
Myślę, że teraz sam już jesteś w stanie wywnioskować, że onboarding jest tak samo ważny dla nowego pracownika, jak i dla samej firmy. Szczególnie wpływa na:
- świadomość kandydatów – już na etapie rekrutacji pytają o to, jak będzie wyglądało wdrożenie, ponieważ często mają złe doświadczenia związane z tym procesem w innych firmach,
- przygotowanie organizacji – czyli zaplanowanie wdrożenia w czasie i wyznaczenie osób odpowiedzialnych. Onboarding zawsze wiąże się z zaangażowaniem innych osób i jeśli jest to proces zaplanowany, to pozwala na ułożenie tego procesu w rozsądny sposób, który nie będzie wywracał planów i terminów do góry nogami,
- odbiór kultury pracy firmy – onboarding jest wprowadzenia pracownika do firmy i zapoznania go z kulturą organizacyjną, a więc pokazanie, jak pracujemy i jakimi wartościami się kierujemy.
Doświadczenie zatrudnionego w centrum zainteresowania
Kluczem do efektywnego onboardingu w wersji jest doświadczenie pracownika (employee experience), czyli jego zaangażowanie emocjonalne, identyfikowanie się z firmą od pierwszych dni i komfort adaptacyjny. Jeśli na tym etapie wszystko przebiegnie pomyślnie, firma zyskuje lojalnego i zaangażowanego pracownika, który nawet nie będzie myślał o zmianie pracy (a już na pewno nie po pierwszych miesiącach).
Rola feedbacku w onboardingu
Coraz więcej uwagi w organizacjach przykłada się do regularnych feedbacków (informacji zwrotnych), których zadaniem jest przekazanie pracownikowi informacji co do jego postępów oraz planów na przyszłość. Jest to też okazja do zdobycia informacji, jak pracownik postrzega siebie w organizacji i z czym ma kłopoty. W trakcie wdrożenia regularny feedback ma nieocenioną wartość. Pomaga wyłapać wątpliwości i problemy nowo zatrudnionej osoby oraz szybko zaradzić pożarom, jakie mogą wyniknąć z dezorientacji lub braku wiedzy na określony temat. Z wszystkich metod oceny pracowników ta wydaje się najwłaściwszą.
Skąd wiadomo, że odnieśliśmy sukces w onboardingu
Częścią onboardingu jest także monitoring, a więc śledzenie KPI, które mierzą efektywność wdrożeń. Każda organizacja może dopasować kluczowe wskaźniki efektywności do swoich potrzeb. Mogą nimi być na przykład:
- retencja pracowników w pierwszym roku pracy,
- wyniki Badań NPS dotyczące satysfakcji pracownika z onboardingu,
- czas osiągnięcia przez pracownika pełnej produktywności na stanowisku.
Chcesz podnieść poziom onboardingu w swojej firmie?
Możemy się pochwalić setkami wdrożeń dla naszych klientów z wielu branż. Wiemy dokładnie, na co zwrócić uwagę w przypadku wdrażania nowych pracowników na ich stanowiska, jak zaplanować proces i na co uważać. Jeśli masz kłopot z pracownikami, którzy kończą współpracę niedługo po zatrudnieniu, daj nam znać. Chętnie pomożemy ci zmienić procesy wdrożeniowe tak, żeby w twojej firmie nigdy więcej nie było problemu z retencją nowych ludzi. Napisz do nas lub zadzwoń, a chętnie posłuchamy o twoich problemach z onboardingiem i pomożemy je rozwiązać.
