Problemy z rekrutacją – skąd się biorą?
Rekrutacja to temat rzeka i wie to każdy, kto chociaż raz szukał nowej osoby do firmy. Problemy mogą się przytrafić właściwie na każdym etapie – począwszy od określenia, czy my naprawdę potrzebujemy kogoś nowego, a jak tak, to co konkretnie ma robić, poprzez wybór odpowiedniego kanału ogłoszeniowego, po rozmowę rekrutacyjną. Możliwości jest wiele i w trakcie swojej prawie 10-letniej obecności w tej branży widzę, że są takie problemy, które powtarzają się w firmach mimo upływu lat. Według mnie bierze się to między innymi z:
- dużej dynamiki zmian na rynku pracy,
- braku rozeznania na rynku pracy,
- braku znajomości najnowszych narzędzi rekrutacyjnych,
- braku osoby w zespole, która naprawdę zna się na prowadzeniu rekrutacji lub braku współpracy z firmą, która specjalizuje się właśnie w rekrutacjach,
- chaotyczny proces rekrutacyjny wynikający z braku planu rekrutacji,
- mała elastyczność w oczekiwaniach co do kandydatów.
W takiej sytuacji nie trudno o błędy. Warto być na nie uważnym, bo nieudana rekrutacja niestety kosztuje sporo czasu i pieniędzy – możemy je stracić, a zostać z niczym, czyli bez właściwej osoby, która miała dołączyć do zespołu i go wesprzeć. Warto pamiętać, że jeśli rekrutację chcemy przeprowadzić własnymi siłami, kluczowe jest, aby osoba odpowiedzialna za ten proces miała odpowiednie wsparcie oraz dostęp do profesjonalnego doradztwa rekrutacyjnego. Dobrze zaplanowana rekrutacja to inwestycja, która pozwala uniknąć kosztownych błędów.
12 błędów w rekrutacji na które warto uważać
Zanim ruszy machina rekrutacyjna, siądź na spokojnie i przeanalizuj, czy na pewno wiesz, co masz po kolei robić i jak się przygotować. Dobry plan na rekrutację i uczenie się na błędach innych jest mądrą taktyką, więc po kolei omówię dla ciebie te, które spotykam w firmach klientów najczęściej i według mojej opinii kosztują najwięcej.
- Nie ma potrzeby zatrudniać nowej osoby
Zaczynamy od najważniejszego pytania: czy my na pewno potrzebujemy kogoś nowego na etat? Często po dokładnej analizie potencjału zespołu okazuje się, że wcale nie. Szczególnie dzieje się to w sytuacjach, kiedy jest nawał pracy i wszystkim wydaje się, że kolejne ręce do pracy są niezbędne. Nawał mija, a nowy człowiek nie ma co robić, albo spada efektywność pozostałych pracowników, no bo przecież pracą trzeba się podzielić. Może się też okazać, że znacznie lepiej sprawdzą się przesunięcia na stanowiskach, awans wewnętrzny lub outsourcing. Ten ostatni często sprawdza się szczególnie wtedy, kiedy chcemy oddelegować jakiś konkretny zakres pracy, niekoniecznie zajmujący cały etat. Reasumując: zastanów się jeszcze raz i przeanalizuj wszystkie „za” i „przeciw”.
- Brak doprecyzowania co do zapotrzebowania oraz osoby odpowiedzialnej za wdrożenie nowego pracownika
Jeśli zdecydujesz się na uruchomienie rekrutacji, istotne jest określenie, ile osób faktycznie potrzeba zatrudnić oraz czy organizacja ma zasoby i odpowiednie osoby do ich wdrożenia. Brak planu w tym zakresie może prowadzić do przeciążenia menedżerów oraz nieefektywnego onboardingu nowych pracowników, co może doprowadzić do konieczności uruchamiania kolejnego procesu.
- Nie wiesz, kogo szukasz
Dochodzisz do wniosku, że jednak potrzeba kogoś nowego, ale… nie wiadomo dokładnie kogo. Brak jasno sprecyzowanych oczekiwań oraz określonego profilu stanowiska (zwłaszcza, jeśli jest to nowe stanowisko), stwarza ryzyko niepowodzenia rekrutacji. To kolejna pułapka. Skutki łatwo przewidzieć, a opcji jest kilka:
- nie zgłosi się nikt, bo zakres obowiązków będzie niezrozumiały lub mylący,
- zgłoszą się kandydaci zupełnie niedopasowani do twoich potrzeb,
- po zatrudnieniu okaże się, że kandydat zupełnie czegoś innego się spodziewał.
Każdy wariant jest niedobry, bo: albo taki człowiek szybko odejdzie, a ty znowu jesteś w punkcie wyjścia, albo nikt się nie zgłosi i też jesteś w punkcie wyjścia. Stworzenie profilu stanowiska, który będzie służył jako punkt odniesienia przez cały proces rekrutacyjny, jest najlepszym sposobem, aby tego uniknąć.
- Nie masz planu na cały proces rekrutacji
Brak umiejętności zaplanowania procesu oraz ustalenia, z jakich narzędzi będziemy korzystać na poszczególnych etapach, to przepis idealny na to, jak ponieść porażkę rekrutacyjną. Każda rekrutacja składa się ze stałych punktów i nie są nimi jedynie: ogłoszenie rekrutacji, wybór CV i rozmowy z kandydatami. Tych etapów w profesjonalnej rekrutacji jest znacznie więcej. Co ważne, do każdego dopasowuje się narzędzia, które fachowy rekruter uzna za najbardziej efektywne.
- Nieodpowiednio stawiasz wymagania
Brak profilu stanowiska przed uruchomieniem rekrutacji skutkuje jeszcze jednym powszechnym błędem, którym jest brak podziału na to, które kompetencje są obowiązkowe, a które mile widziane. Dlatego zanim napiszesz, że wymagasz doświadczenia w pracy na podobnym stanowisku, zastanów się, czy rzeczywiście jest ono takie kluczowe, czy może nie. Jeśli w pracy nie używacie angielskiego, wymóg o posiadaniu jego dobrej znajomości jest zupełnie zbędny. Podobnie z prawem jazdy, znajomością programów i tak dalej. Czasem jeden taki szczegół może sprawić, że stracisz szansę na naprawdę dobrego pracownika.
- Nie wiesz, jak dokładnie powinno wyglądać ogłoszenie
Tworzenie ogłoszeń rekrutacyjnych to wielka sztuka. Dzisiaj już nie wystarczy napisać, czego wymagasz, a co oferujesz. Trzeba pamiętać, że twoje ogłoszenie jest jednym z setek ogłoszeń, jakie przeczyta kandydat. Jasne jest więc, że coś musi je wyróżnić. Najlepiej, jeśli będzie to taka jakość, która zagwarantuje nie tyle ogromną liczbę zgłoszeń, ale zgłoszeń od właściwych osób. Właściwych, czyli dopasowanych do profilu stanowiska.
- Nie wiesz, gdzie umieścić ogłoszenie
To kolejny problem techniczny w rekrutacjach, czyli: gdzie szukać, żeby znaleźć? Doświadczeni rekruterzy to wiedzą i bez problemu doradzą, czy bardziej sprawdzi się portal z ogłoszeniami o pracę, reklama na YouTube, strona firmy, a może plakat na drzwiach wejściowych. Czasem potrzebne będą wszystkie te kanały jednocześnie. Niedopasowanie kanału i jego grupy odbiorczej do grupy, w której my szukamy kandydata, także źle się kończy, czyli w tym przypadku brakiem odzewu na ogłoszenie.
- Brak umiejętności odpowiedniej selekcji kandydatów
Kto musiał przebrnąć przez setki aplikacji ten wie, że nie ma jednego sposobu na wybranie tych kandydatów, którzy z największym prawdopodobieństwem będą pasować do profilu stanowiska. Tych składowych jest kilka, a ich priorytet może się różnić w zależności od konkretnego przypadku. Doświadczenie rekrutera, jego wiedza, a czasem intuicja pomagają w wyborze tych aplikacji, którymi należy się zająć w kolejnym etapie procesu rekrutacji.
- Brak przygotowania do rozmów rekrutacyjnych
Jak wygląda rozmowa rekrutacyjna? Każda inaczej – to właściwa odpowiedź. Jeśli tak, to wcześniej należy sobie przemyśleć, o co zapytamy konkretnego kandydata, jakie pytania będą wspólne dla wszystkich, co nas ciekawi, co należy doprecyzować. Brak takiego przygotowania skutkuje tym, że wkrada się chaos, umykają ważne kwestie, a w efekcie nie dowiadujemy się tego, co należało.
- Brak umiejętności oceny kandydata
Z braku planu na rozmowy kwalifikacyjne wynika jeszcze jedna sprawa – brak miarodajnego, obiektywnego i rzeczowego kryterium oceny. To nie jest ten moment, w którym należy się kierować wyłącznie skalą ocen lub wyłącznie intuicją i tak zwanym dobrym pierwszym wrażeniem. To, jak wiemy, bywa mylne.
- Brak wiedzy na temat konieczności udzielania informacji zwrotnej
Na tym punkcie jestem wyjątkowo przeczulona. A to dlatego, że bardzo słyszę od kandydatów, że jestem pierwszą rekruterką w ich życiu, która zadzwoniła po rekrutacji z informacją zwrotną. Innymi słowy – bez względu na to, czy kandydat dostał pracę, czy też nie, dzwonię i mówię, co przeważyło o decyzji, co według nas było na plus, a nad czym warto popracować. Czasem może to być wyłącznie kwestia różnic w oczekiwaniach finansowych. Uważam, że tego rodzaju feedback jest dla ludzi szukających pracy bardzo ważny i może im pomóc w przyszłości. Czemu firmy tego nie robią? Niestety często dlatego, że nie wiedzą o tym, że obecnie jest to standard najlepszych agencji rekrutacyjnych i świadomych pracodawców oraz ważna część candidate experience.
- Brak pomysłu na wdrożenie
Na każde wdrożenie trzeba mieć plan i czas. A sam proces wdrożenia pracownika nie zaczyna się pierwszego dnia pracy – już na etapie rekrutacji kandydaci często pytają o onboarding i to, jak firma wspiera nowych pracowników. Brak jasnego planu wdrożeniowego może być czynnikiem decydującym o rezygnacji z oferty. Warto przygotować strategię onboardingu i komunikować ją na etapie rozmów rekrutacyjnych. Wszystkie firmy, z którymi współpracuję, mają wypracowane zasady onboardingu (w tym onboardingu na stanowiska zdalne). To po to, żeby nowa osoba miała swojego opiekuna, wiedziała, czego się ma spodziewać w pierwszych dniach i tygodniach pracy, do kogo ma się zwrócić w razie potrzeby. To eliminuje stres, zmianę wynikającą z pojawienia się nowej osoby w zespole. Z doświadczenia wiem, że także i rezygnację z podjęcia pracy w ostatnim momencie. Niestety, zdarza się. A można tego uniknąć przygotowując nową osobę i dać jej odczuć, że już jest zaopiekowana.
Problemy w rekrutacji – jak sobie radzić z wymienionymi przykładami?
Wbrew pozorom, wcale to nie jest tak trudne i skomplikowane, jak by się mogło wydawać. Wszystko jest proste, ale pod warunkiem, że się wie, jak to zrobić. Lata doświadczeń w zawodzie rekruterki i doradcy HR dały mi widzę, jakie są rozwiązania każdego z problemów, o którym ci napisałam. Brzmią znajomo dla ciebie i chcesz o tym porozmawiać? Śmiało! Jestem do twojej dyspozycji.
