Czym jest kryzys w zespole i jak go rozpoznać?
Do kryzysu w zespole dochodzi wtedy, kiedy zakłócona jest równowaga w funkcjonowaniu wspólnie pracującej grupy. Zespół ludzi nie jest w stanie się dogadać, a więc wspólnie pracować. Taki zespół przestaje być efektywny, a jego członkowie tracą motywację do pracy. Charakterystycznymi symptomami, które powinny dać do myślenia liderowi takiej grupy, a także i zarządowi firmy, są między innymi:
- nasilenie konfliktów interpersonalnych,
- brak skutecznej komunikacji,
- zauważalny stres w pracy zespołu,
- zła atmosfera w pracy,
- unikanie odpowiedzialności,
- brak wyników,
- mniejsze zaangażowanie w wykonywane zadania,
- spadek ogólnej wydajności zespołu,
- brak inicjatywy pracowników,
- problem z decyzyjnością,
- zaburzenie norm i ról grupowych.
Najczęstsze źródła kryzysów – czynniki wewnętrzne i zewnętrzne
Dynamiczne zmiany na rynku pracy, pojawianie się narzędzi wspieranych przez sztuczną inteligencję, wreszcie często trudna do przewidzenia sytuacja geopolityczna – każde z tych zjawisk może stać się poważnym problemem dla zespołów i całych firm. Ale nie tylko. Kłopoty często pojawiają się od środka i nie trzeba żadnego czynnika zewnętrznego, aby zespół popadł w poważny kryzys.
Czynniki wywołujące kryzys w zespole możemy podzielić na dwa rodzaje:
- Wewnętrzne (endogenne)
Jak można się domyślić, chodzi o te przyczyny, których dopatrywać się należy wewnątrz zespołu w kryzysie lub wewnątrz firmy. Jest to cała gama możliwości i specjalista od HR nie powinien mieć większych kłopotów z ich zdiagnozowaniem. W pierwszej kolejności zwróciłabym uwagę, czy nie mamy aby do czynienia z:
- nieefektywnym przywództwem,
- brakiem zaufania wśród ludzi,
- niedopasowaniem obowiązków do talentów pracowników,
- chaosem informacyjnym,
- przeciążeniem zadaniowym,
- mikrozarządzaniem,
- niezrozumiałą strukturą lub brakiem określonej struktury,
- konfliktami i podłożu interpersonalnym,
- nieposzanowanie zasady work-life balance,
- brakiem feedbacków, a co za tym idzie – ludzie nie wiedzą, w czym są dobrzy, nad czym powinni popracować, za co są cenieni i tak dalej,
- brakiem właściwie przeprowadzonych onboardingów.
Innymi czynnikami wewnętrznymi, które mogą wywołać w ludziach panikę, a w konsekwencji kryzys w zespole, są na przykład:
- restrukturyzacja w firmie,
- planowane zwolnienia grupowe,
- niewłaściwe zarządzanie zmianą,
- brak właściwej polityki awansów i premiowania
- i wiele innych.
- Zewnętrzne (egzogenne)
Nawet najlepiej pracujące zespoły i firmy mogą stanąć w obliczu kryzysu, który wynika z czynników od firmy niezależnych, pochodzących z zewnątrz. Coraz częściej mam do czynienia z takimi właśnie sytuacjami, kiedy to dobrze funkcjonujący wcześniej zespół nie jest w stanie wyjść na prostą, bo nie może sobie poradzić z kryzysem wywołanym na przykład:
- zawirowaniami na rynku, w tym wzrostem kosztów i spadkiem zamówień,
- kryzysem gospodarczym,
- brakiem nowej siły specjalistycznej na rynku pracy,
- dużą fluktuacją pracowników,
- zastępowaniem ludzi nowymi technologiami opartymi o sztuczną inteligencję.
Konsekwencje niezarządzanego kryzysu dla firmy i zespołu
Niestety, koszt przedłużającego się kryzysu w zespole jest wysoki – zarówno dla poszczególnych jego członków, jak i dla całej firmy. Nikt nie lubi pracować w złej atmosferze, w stresie i z ciągłą wizją niepewnego jutra. Jeśli zarządzanie kryzysem w zespole nie jest efektywne, można spodziewać się:
- zbyt częstej absencji pracowników,
- fluktuacji kadr,
- wypalenia zawodowego u członków zespołu,
a w konsekwencji do spadków wyników firmy we wszystkich obszarach, w tym tych finansowych.
Rola HR w diagnozie i zarządzaniu sytuacjami kryzysowymi
Kryzys w firmie jest sprawdzianem z liderstwa, ale też testem dla działu HR. Wtedy jak na dłoni widać kulturę organizacyjną firmy i sposób jej działania. Do głosu dochodzą też wartości. Jeśli firma jest w tych aspektach mocna, to poradzi sobie z każdym kryzysem. Według mnie w takich momentach dział HR pełni fundamentalną rolę, bo po pierwsze powinien dysponować narzędziami potrzebnymi do diagnozy i rozwiązania problemów, a po drugie – pracownicy działu HR jako bezstronny i obiektywny obserwator jest w stanie dostrzec, co dokładnie stoi na drodze do osiągnięcia równowagi w zespole.
Uważam, że w takiej sytuacji:
- HR jest partnerem strategicznym zarządu i lidera zespołu w planowaniu zmian,
- HR nie pełni tylko roli wykonawcy decyzji kadrowych, ale ma je inicjować,
- HR powinien być zaangażowany, a wręcz odpowiedzialny za: tworzenie scenariuszy zmian, ocenę ryzyka oraz modelowanie wpływu decyzji na morale i strukturę zespołów.
- HR może dostarczyć dane i analizy, które pozwolą podejmować menedżerom bardziej świadome decyzje.
Takie spojrzenie na HR jest o tyle dobrą optyką, że zarządzanie kryzysem zespołowym wymaga wdrożenia interwencji naprawczych, w tym przede wszystkim:
- restukturyzacji zadań,
- mediacji między członkami zespołu lub liderem a zespołem,
- coachingu zespołowego,
- mentoringu,
- działań z zakresu zarządzania zmianą,
- odbudowy kapitału społecznego w zespole,
- monitoringu skuteczności działań.
Czego potrzebuje zespół w kryzysie?
Jako osoba zajmująca się kilkanaście lat wspieraniem zarządów i liderów w rozwiązywaniu konfliktów w zespołach, setki razy miałam okazję rozmawiać z ludźmi, których zespół znalazł się w takim właśnie kryzysie. Na pytanie, czego potrzebuje najbardziej, przeważnie słyszałam, że zespół objęty kryzysem oraz jego poszczególni członkowie, szczególnie mają potrzebę otrzymania przestrzeni na wyrażenie własnych emocji i swojego zdania. Krótko mówiąc: chcą zostać wysłuchani i zrozumiani.
Co w takiej chwili może zrobić HR dla lidera takiego zespołu? Przede wszystkim nauczyć managerów prowadzenia trudnych rozmów. Ta umiejętność przyda się szczególnie wtedy, kiedy zespołowi przekazać trzeba informacje, które wiążą się z trudnymi decyzjami, takimi jak chociażby restrukturyzacja, zwolnienie grupowe, zwolnienie pracownika lub części zespołu, zmiany w wynagradzaniu i tak dalej. W tego typu sytuacjach:
- HR powinien wspierać liderów w przygotowaniu przekazu, w którym nie tylko będzie przedstawiona decyzja. Zadbać należy o sposób jej zakomunikowania – z poszanowaniem godności i potrzeb pracowników,
- HR zaproponuje cały plan komunikacji wewnętrznej, w razie potrzeby, także i zewnętrznej.
Czym jest syndrom ocalałego i co ma wspólnego z kryzysem w zespole?
Często zapomina się, że kryzys dotyka również tych pracowników, którzy nie zostali objęci np. zwolnieniami. Często dotyka ich tak zwany syndrom ocalałego. Warto mieć na uwadze, że pracownicy, którzy po kryzysie zostali w firmie, będą tworzyć przyszłość organizacji i od ich motywacji zależy, jak szybko firma wróci na właściwe tory.
W takiej sytuacji HR powinien aktywnie zadbać o:
- diagnozę nastrojów i potrzeb – np. poprzez badania pulsu organizacji,
- wsparcie emocjonalne – np. dostęp do psychologa, sesje grupowe,
- działania integrujące i wzmacniające poczucie sensu – np. warsztaty rozwojowe, spotkania z zarządem.
Czasem trzeba budować nową tożsamość firmy czy zespołu po zmianach. W takiej sytuacji rola HR jest kluczowa.
Każdy kryzys w zespole to lekcja
Rzadko kiedy udaje się całkowicie uniknąć sytuacji kryzysowych. Prędzej czy później pojawia się on w każdym zespole. Według mnie kryzysy zawsze są ważną lekcją, ale mogą nią być wtedy, jeśli wyciągnie się z niej odpowiednie wnioski. Kryzysy mogą wzmacniać ludzi i firmę, ale tylko wtedy, gdy są dobrze zarządzone. Dlatego tak ważne jest, aby kryzys szybko wyłapać, znaleźć jego źródła i znaleźć właściwe rozwiązanie.
Zewnętrzne wsparcie HR – kiedy warto sięgnąć po pomoc?
Często zdarza się, że w firmie nie ma działu HR lub działa on w ograniczonej formule. W takiej sytuacji warto zadbać o zewnętrznego partnera HR. Jako HR business partner pomagam firmom na wszystkich etapach zarządzania kryzysem w zespole.
Proces wsparcia obejmuje przede wszystkim:
- diagnozę czynników kryzysogennych,
- rozmowy z kadrą menedżerską i pracownikami,
- propozycję planu działania,
- wybór narzędzi,
- pomoc we wdrożeniu,
- monitoring efektów wdrożenia rozwiązań z zakresu zarządzania kryzysem w zespole.
Jeśli czujesz, że potrzebujesz takiej pomocy, napisz do mnie!
