Współpraca międzydziałowa to fundament sprawnie funkcjonującej organizacji. W idealnym świecie zespoły różnych działów pracują ramię w ramię, wspierając się nawzajem i dążąc do wspólnego celu. Bazując jednak na naszym doświadczeniu w obszarze HR, wiemy, że brak skutecznej współpracy może prowadzić do chaosu, nieporozumień, a nawet konfliktów. Problemy takie jak brak jasnego podziału obowiązków, rywalizacja o zasoby czy niedostateczna komunikacja są wyzwaniami, z którymi mierzy się wiele firm – niezależnie od ich wielkości czy branży. Zaniedbanie tej kwestii może prowadzić do spadku efektywności, demotywacji pracowników, a w skrajnych przypadkach do utraty kluczowych talentów.
Elementy skutecznej współpracy między działami
Aby współpraca międzydziałowa była skuteczna, organizacja powinna zadbać o kilka istotnych elementów:
- wspólny cel – bez względu strukturę, wszystkie zespoły muszą mieć jasność co do celu, do którego zmierzają. Możliwość identyfikacji z nim oraz spójna wizja i priorytety pomagają unikać niepotrzebnych tarć i jednoczą członków zespołu wokół wspólnego wyzwania.
- zaufanie – nawet najlepiej zaprojektowane procesy nie będą działać bez wzajemnego zaufania. Każdy dział powinien mieć świadomość jak inne zespoły realizują swoje zadania oraz ufać, że robią to w dobrej wierze i w interesie całej organizacji.
- podział ról i odpowiedzialności – każdy pracownik powinien wiedzieć, jakie są wobec niego oczekiwania oraz jak przebiega proces współpracy między działami. Transparentne określenie zakresu obowiązków eliminuje chaos i pozwala uniknąć przerzucania odpowiedzialności czy utraty ciągłości pracy. Każdy pracownik powinien znać nie tylko swoje zadania, ale także kompetencje współpracowników, by odpowiednio z nich korzystać w codziennej pracy. Ponadto przejrzyste zasady eliminują nieporozumienia i usprawniają podejmowanie decyzji.
- gotowość do feedbacku i umiejętność jego udzielania – otwarta, konstruktywna informacja zwrotna jest pomostem do budowania silnych relacji między działami. Organizacje, którym zależy na wzmacnianiu współpracy międzydziałowej powinna aktywnie promować kulturę opartą na dialogu, w której zarówno pochwały, jak i konstruktywna krytyka są traktowane jako narzędzia rozwoju.
- dbałość o relacje – współpraca to nie tylko formalne procesy, ale także relacje międzyludzkie. Cykliczne spotkania wewnętrzne, wspólne projekty, spotkania integracyjne czy działania team-buildingowe tworzą okazję do interakcji między zespołami, pozwalając przełamać bariery i tworząc warunki do rozwoju zaufania.
Wspólny cel i strategia
Obserwując zespoły naszych klientów dostrzegamy różne podejścia do współpracy między zespołami, które znacząco wpływają na jakość wykonywanych zadań, wyniki pracy, a także stosunki między pracownikami. Możemy zaobserwować następujące przykłady:
- współpraca – sytuacja w której zespoły wspólnie dążą do realizacji celu, dzieląc się zasobami i odpowiedzialnością. Cechą, która wyróżnia to podejścia jest wzajemne wsparcie – nie tylko w kontekście realizacji celów zawodowych, ale także w zakresie relacji interpersonalnych i atmosfery pracy. Współpraca sprzyja synergii, zwiększa efektywność i ułatwia osiąganie długoterminowych rezultatów.
- rywalizacja – w przypadku tego podejścia, zespoły lub działy koncentrują się na maksymalizacji własnych korzyści, często kosztem innych. Walka o zasoby, wpływy i pozycję może prowadzić do napięć i konfliktów oraz utrudniać realizację celów organizacji. W pewnych sytuacjach rywalizacja może jednak działać motywująco, pod warunkiem że jest zdrowa i nie prowadzi do destrukcyjnych zachowań.
- kompromis – polega najczęściej na wypracowaniu przez zespoły rozwiązania, które jest akceptowalne dla wszystkich, choć rzadko w pełni satysfakcjonujące. Kompromis umożliwia kontynuację współpracy i minimalizację konfliktów, ale może prowadzić do rezygnacji z bardziej innowacyjnych lub optymalnych rozwiązań. Jest to metoda szczególnie przydatna w sytuacjach, gdzie konieczne jest szybkie znalezienie wspólnego stanowiska.
Nowoczesne organizacje, dla których ważna jest efektywność i satysfakcja z pracy stawiają na współpracę, która pozwala osiągać więcej niż suma indywidualnych wysiłków.
Podział ról i odpowiedzialności
Dla efektywności współpracy międzydziałowej kluczowym jest reagowanie i nie pozostawianie problemów samych sobie. Jedną z najważniejszych kompetencji, którą powinni posiadać liderzy jest umiejętność rozwiązywania konfliktów. Co jednak zrobić, gdy konflikt między działami eskaluje? Warto kierować się następującymi krokami:
- zrozumienie perspektyw wszystkich stron – większość problemów firm z którymi się mierzą, wynikają z nieporozumień, a nie rzeczywistych różnic interesów. Dialog oraz otwartość na feedback umożliwiają identyfikację realnego źródła konfliktu, dostrzeżenie prawdziwego problemu oraz podjęcie odpowiednich kroków.
- orientacja na rozwiązania, nie na winę – dojrzałe organizacje, którym zależy na dbaniu o zaangażowanie pracowników zamiast szukać winnych, skupiają się na znalezieniu wspólnej drogi do rozwiązania w niektórych sytuacjach może być to zmiana sposobu wykonywania zadania, a w innych osoby która za nie odpowiada.
- rola lidera jako mediatora – Liderzy stanowią core zespołu, dlatego też by skutecznie zarządzać napięciami w zespołach powinni posiadać kompetencje mediacyjne, a także wykazywać proaktywną postawę by gasić je w zarodku.
Jak skutecznie rozwiązywać konflikty między działami?
Ze względu na różne potrzeby i wyzwania, aby móc efektywnie wspierać współpracę międzydziałową niezbędnym elementem pozwalającym ją rozpocząć jest analiza sytuacji i diagnoza problemu. W odpowiedzi na nie najczęstszymi stosowanymi przez nas rozwiązaniami wspierającymi efektywną współpracę międzydziałową są:
- warsztaty – skupione na wsparciu organizacji i zespołów w wypracowaniu odpowiednich metod i rozwiązań pozwalających na współdziałanie. Dobrym przykładem jest współpraca z naszym klientem, gdzie w toku pracy warsztatowej wypracowany i wdrożony do organizacji został Kodeks zbierający przejrzyste zasady realizacji i monitorowania zadań. Dzięki temu firma dostrzegła znaczny wzrost zaangażowania pracowników, a klarowne zasady ograniczyły niedopowiedzenia i liczbę konfliktów, które miały do tej pory miejsce.
- projekty doradcze – pomagamy klientom w budowaniu procedur i rozwoju współpracy, optymalizujemy procesy wewnętrzne m.in. zaczynając od analizy struktury i tworzenia profili stanowiskowych, co dzięki zdefiniowaniu i określeniu ról i obowiązków ograniczamy ryzyko przerzucania odpowiedzialności co pozwala zwiększyć efektywność i wyeliminować bariery komunikacyjnych.
- wsparcie HR w ramach współpracy abonamentowej – w ramach tego typu współpracy nie tylko rekomendujemy i pomagamy stworzyć narzędzia, a także jest wdrożyć oraz monitorujemy postępy i wspieramy firmy w bieżących wyzwaniach związanych z zarządzaniem współpracą.
Efektywna współpraca to przyszłość Twojej organizacji – zadbaj o nią z Passion HR
Każda firma ma swoją unikalną strukturę i wyzwania. Dlatego kluczem do sukcesu jest indywidualne podejście oraz dostosowanie rozwiązań do realnych wyzwań i specyfiki organizacji. Dzięki naszemu doświadczeniu we wsparciu HR dla firm z różnych branż, dostarczamy skuteczne narzędzia i strategie. Pomagają one budować środowisko pracy oparte na zaufaniu, transparentnej komunikacji i wspólnych celach.
Nie pozwól, aby brak współpracy hamował rozwój Twojej firmy! Skontaktuj się z nami i sprawdź, jak możemy pomóc Twojej organizacji w tworzeniu efektywnej współpracy między działowej.
