„Pracujemy według określonych wspólnie zasad i wartości. Współpracujemy i wspieramy się każdego dnia. To nie jest tak, że teraz nie ma problemów – są i będą. Jednak ich skala nie zaburza funkcjonowania przedsiębiorstwa. Jestem przekonana, że zespól i ludzie, z którymi współpracujemy, to największy sukces Grupy Techramps” – mówi Magdalena Olesiak, dyrektor zarządzająca tej firmy, z którą rozmawiamy o roli wartości w firmie, kierowaniu zespołem, liderstwie, opanowaniu chaosu organizacyjnego w firmie i wielu innych aspektach pomagających wejść na wyższy poziom zarządzania firmą.
Izabela Ulatowska-Bierlet: W wielu firmach czas dynamicznego rozwoju, a co za tym idzie, zwiększania zatrudnienia, wiąże się z koniecznością zmierzenia się ze sporym chaosem organizacyjnym. W jaki sposób w Waszej firmie udało się go opanować?
Magdalena Olesiak: Chaos rzeczywiście był duży. Mieliśmy problemy z organizacją pracy, zaangażowaniem zespołu, podziałem ról i odpowiedzialności. Wszystko niby się toczyło, realizowaliśmy zlecenia i pozyskiwaliśmy wciąż nowe. Jednak cała nasza praca oparta była o spontaniczne, często nieprzemyślane decyzje. Z ich konsekwencjami mierzyliśmy się jeszcze długi czas. Skala problemów była na tyle duża, że zaczęliśmy szukać pomocy. Okazało się bardzo szybko, że trafiliśmy pod właściwy adres. Rozpoczęcie współpracy z Izą Bierlet z PassionHR pozwoliło nam poukładać wszystko na nowo.
Zaczęliśmy od struktury i profili stanowiskowych. Brzmi prosto, jednak wyobraźmy sobie zmianę w zespole 35-osobowym polegającą na nadaniu ról, stanowisk, zakresu odpowiedzialności i uprawnień. Łatwo nie było. Cały zespół kosztowało to wiele wysiłku i energii. Potem zaczęliśmy układać wszystko na nowo. Po latach mogę powiedzieć z całą pewnością, że daliśmy radę.
I.B.: Czy zmiany związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi lepiej przeprowadzać we własnym zakresie, czy może warto przemyśleć powierzenie tego zadania fachowcom z zakresu human resources?
M.O.: Dla mnie odpowiedź jest jedna. Zapraszajmy do współpracy ludzi, którzy specjalizują się danej dziedzinie i uczmy się od nich. My możemy być świetni w swojej branży, jednak pracę z drugim człowiekiem powierzajmy fachowcom. Nie oznacza to, że my w tym zakresie nie podejmujemy żadnej pracy. Podejmujemy ogromną, polegającą na nauce, doszkalaniu i ciągłej praktyce. Jednak w pracy z innym człowiekiem nie ma drogi na skróty, a właściwy kierunek niech nadają nam specjaliści.
I.B.: Bardzo często zalążkiem firmy jest jednoosobowa działalność gospodarcza, która z biegiem czasu staje się dużym przedsiębiorstwem. Dla właściciela oznacza to konieczność opanowania umiejętności zarządzania zespołem ludzi. Na co warto zwrócić uwagę, aby stać się liderem i jednocześnie dobrym, ale skutecznym szefem?
M.O.: W wielu publikacjach pojawia się pytanie, czy można być jednocześnie dobrym i skutecznym szefem. Czytamy wiele porad, technik, metod. Zastanawiamy się, kim tak naprawdę jest lider. Dla mnie kierunek jest jasny. Masz przede wszystkim zostać człowiekiem i patrzeć na swój zespół na wprost, a nie z góry. We współpracy należy kierować się wartościami i zgodnie z nimi podejmować decyzje. Tu też nie ma drogi na skróty. Dla mnie lider to szef, który nie tworzy podziałów. To szef, który szuka w zespole potencjału i wartości. Dzieli się wiedzą i cieszy ze wspólnych sukcesów. Jest pewny swoich decyzji i podejmuje je w zgodzie z samym sobą. Nie musisz być apodyktyczny czy bezkompromisowy, aby być skuteczny. Czy Twój zespół wspiera Cię w trudnych decyzjach i momentach? Czy wiesz, że możesz liczyć na jego zaangażowanie i pełną mobilizację w sytuacjach kryzysowych? Jeżeli tak, to jesteś jednocześnie dobrym i skutecznym szefem.
I.B.: Fundamentem każdej firmy są ludzie. Co według Was oznacza inwestycja w zasoby ludzkie?
M.O.: Inwestycja w zasoby ludzkie oznacza inwestycję w czas. Jeżeli w swojej pracy liderskiej czy managerskiej nie zainwestujemy czasu w pracę z ludźmi, to żadne, nawet najdroższe szkolenia nie wypełnią tej luki. Stworzenie prawidłowej struktury, profili stanowiskowych, przeprowadzenie badań wśród pracowników (badanie kultury organizacyjnej, badanie zaangażowania pracowników itd.) wymaga ciężkiej pracy. Rozmowy z pracownikami, pochylanie się nad ich problemami, wsparcie, wracanie z informacją zwrotną – wymagają podejmowania wysiłku. W mojej pracy ponad 60% czasu przeznaczam na pracę z ludźmi. Analizy, finanse, sprzedaż, marketing są równie ważne, jednak, aby te procesy mogły sprawnie funkcjonować, na te ludzkie musi znaleźć się przestrzeń. Jeżeli jako lider mówisz mi, że nie masz dziś czasu na rozmowę ze swoimi ludźmi, ja powiem Ci wprost – może i jesteś szefem, może i jesteś skutecznym szefem, może świetnie realizujesz swoje zadania, ale nie jesteś liderem.
I.B.: W jaki sposób można budować zaangażowanie pracowników w życie firmy?
M.O.: Tu pewnie niejednemu się narażę, jednak powiem o tym otwarcie. Pieniądze, premie czy benefity nie zbudują zaangażowania zespołu. Sprawiedliwe wynagrodzenie adekwatne do zajmowanego stanowiska, umiejętności i doświadczenia to podstawa, która powinna zostać zapewniona przez pracodawcę i to nie podlega żadnej dyskusji. Kiedy już możemy tę podstawę zapewnić, możemy przejść do zaangażowania. Dla mnie jego budowa to długi proces. To nie jest tak, że dziś mam zdemotywowany, niezaangażowany zespół, a jutro wszystko się zmieni. W Techrampsie budujemy zaangażowanie już na samym początku współpracy. Przeprowadzamy proces rekrutacji zgodnie z naszymi wartościami, sprawdzamy kandydatów pod kątem ich przyszłej współpracy z zespołem. Posiadamy procedurę wdrożenia pracownika, która zapewnia wsparcie w pierwszych miesiącach pracy, niweluje niepotrzebny stres i pozwala poczuć się tutaj dobrze już na samym początku. Komunikację z zespołem opieramy na szczerości i zaufaniu. Głośno mówimy o sukcesach, ale nie boimy się rozmawiać też o błędach. Pochylamy się nad problemami i potrzebami naszych zespołów. Zawsze mamy czas na rozmowę i okazanie wsparcia. Współpracujemy.
I.B.: Czy trudnym zadaniem było wypracowanie wartości firmowych i jakie dało efekty?
M.O.: To było bardzo trudne zadanie. Kiedy wiele firm koncentruje się na wyniku finansowym, my postanowiliśmy zatrzymać się na chwilę i poszukać cech, które nas łączą. Zaangażowaliśmy wszystkich pracowników, zarówno biurowych, jak i produkcyjnych. Podzieliliśmy się na grupy i zaczęliśmy rozmawiać. Projekt trwał kilka miesięcy, ale dzięki wspaniałej pracy całego zespołu, udało nam się wypracować wspólne wartości, opisać, co one dla nas oznaczają oraz wyznaczyć procesy w firmie, które będą realizowane zgodnie z nimi (rekrutacja, wdrożenie pracownika, obsługa klienta, proces produkcyjny itd.). Wbrew pozorom efektem nie są kubki czy długopisy z wypisanymi pustymi słowami. Efektem jest wzrost zaangażowania, podejmowanie kluczowych decyzji w oparciu o nasz system wartości, stworzenie schematów działania przedsiębiorstwa i poprawa bezpieczeństwa pracy. W naszej codzienności bardzo często odwołujemy się do wartości i dzięki temu mamy poczucie, że jesteśmy w miejscu, które sami tworzymy.
I.B.: Jeśli mielibyśmy porównać zespół Waszej firmy teraz z zespołem sprzed zmian, jakie różnice można zauważyć?
M.O.: Zmiana jest ogromna. Kilka lat temu nikt nie wiedział jaka jest jego rola w firmie. Mało kto miał nawet dobrze określone stanowisko pracy. Jak można sobie łatwo wyobrazić, wywoływało to sporo zamieszania, konfliktów, poczucia niesprawiedliwości i wielki chaos, o którym mówiłyśmy wcześniej. Bardzo często zdarzało się, że w tym samym momencie dwie osoby pracowały dokładnie nad tym samym zadaniem. To generowało stratę cennego czasu, a tym samym narażało firmę na niepotrzebne koszty. Osoby nowo zatrudnione w pierwszym dniu swojej pracy nie miały nawet przygotowanego stanowiska pracy.
Teraz jest zupełnie inaczej. Każdy wie, jaka jest jego rola w firmie. Pracujemy według określonych wspólnie zasad i wartości. Współpracujemy i wspieramy się każdego dnia. To nie jest tak, że teraz nie ma problemów – są i będą. Jednak ich skala nie zaburza funkcjonowania przedsiębiorstwa. Po kilku latach ciężkiej pracy mogę śmiało powiedzieć, że jestem dumna. Jestem dumna z siebie i naszego zespołu, pracy jaką wykonujemy i atmosfery, która pozwala nam czuć się tu dobrze. Jestem przekonana, że zespól i ludzie, z którymi współpracujemy, to największy sukces Grupy Techramps.
I.B.: W jaki sposób wartości przekładają się na zatrudnianie nowych pracowników oraz ich adaptację w nowym miejscu pracy?
M.O.: Mają znaczący wpływ na oba te procesy. W rekrutacji stawiamy na profesjonalizm i informację zwrotną. Kandydatów pytamy o nasze wartości, sprawdzamy, jak je rozumieją i czy je podzielają. To są dla nas kluczowe odpowiedzi. Podczas wyboru liczą się wiedza techniczna i doświadczenie, ale dopasowanie do naszego zespołu jest kluczowe. Jeżeli chodzi o wdrożenie nowych osób do zespołu, to jest podobnie. Zawsze mamy plan, przygotowane stanowisko pracy i wybranego opiekuna. To pozwala nowej osobie poczuć się u nas dobrze już na samym początku. Dzięki temu może łatwiej nabywać wiedzę i wdrażać się w nowe obowiązki.
